Tietosuojaseloste
TIETOSUOJASELOSTE JA EVÄSTEET
Rekisterinpitäjä
XXL Sports & Outdoor Oy (”XXL”)
Sähkötie 5
01510 Vantaa
Y-tunnus: 2541215-9
Yhteydenotot
Rekisterinpitäjän sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@xxl.fi
XXL ottaa yksityisyytesi vakavasti. Voit luottaa siihen, että käsittelemme henkilötietoja turvallisesti ja sovellettavien määräysten mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miksi keräämme sinusta tietoja, mitä henkilötietoja käsittelemme ja miten huolehdimme yksityisyydestäsi.
XXL Sport og Villmark AS (jäljempänä XXL) org.nro 881 932 792 on rekisterinpitäjä tämän tietosuojaselosteen mukaisen henkilötietojen käsittelyn osalta.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiasi, ota yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostitse: asiakaspalvelu@xxl.fi. Lisäksi voit ottaa meihin yhteyttä tai muuttaa tietojasi milloin tahansa omilla sivuillasi: xxl.fi/login.
Voimme käsitellä henkilötietoja myös muilla kuin alla mainituilla tavoilla, mutta tällöin ilmoitamme kyseisistä henkilötiedoista muilla tavoin kuin tämän lausunnon kautta.
Miksi ja millaisia henkilötietoja keräämme ja käsittelemme
Käsittelymme henkilötietojen rekisterinpitäjänä perustuu harjoittamaamme liiketoimintaan ja liiketoimintamme tarkoitukseen eli urheiluvälineiden yms. myyntiin. Katso alta lisää yksittäisten henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta.
Keräämme ja käytämme henkilötietojasi eri tarkoituksiin riippuen siitä, kuka olet ja miten otamme sinuun yhteyttä. Alla on tietoa käsittelemistämme henkilötiedoistasi, käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperustasta, kuinka kauan käsittelemme henkilötietoja jne.
”Henkilötiedot” tarkoittavat kaikkia tietoja, jotka voidaan yhdistää luonnolliseen henkilöön, kuten sinuun.
”Käsittely” tarkoittaa kaikkea, mitä henkilötiedoilla tehdään, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai muulla tavoin saataville asettamalla, yhteensovittamista tai yhteenliittämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
Mitä tietoja käsittelemme ja miten keräämme niitä?
Se, mitä henkilötietojasi käsittelemme, riippuu siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme, asetuksistasi ”Omilla sivuilla”, oletko XXL Reward -kanta-asiakasklubimme jäsen ja joissakin tapauksissa lainsäädännöstä (esimerkiksi ostaessasi aseita).
Keräämme pääasiassa seuraavia tietoja:
Meille antamasi tiedot: Kun teet ostoksia meillä, rekisteröit ja hallinnoit omaa käyttäjätiliäsi verkkosivustoillamme, liityt XXL Reward -kanta-asiakasklubiimme, otat meihin yhteyttä asiakaspalvelun kautta, osallistut asiakaskyselyihin tai kilpailuihin, rekisteröidyt tapahtumiin tai edustat yritysasiakastamme, toimittajaamme tai kumppaniamme, annat henkilökohtaisia tietoja. Nämä tiedot voivat sisältää:
• Yhteystiedot (kuten nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite). Jos olet yhteyshenkilö osana yritystoimintaa, saatat joutua ilmoittamaan myös tehtävänimikkeesi ja yrityksesi nimen.
• Kirjautumistiedot (kuten sähköpostiosoite, käyttäjätunnus ja salasana).
• Tilitiedot (kuten tunniste, syntymäaika, kanta-asiakasklubin jäsenyys ja ostohistoria).
• Ostohistoria (esimerkiksi tiedot aiemmista ostoista ja alennusten käytöstä. Jos ostat aseita, käsittelemme myös ostopäivän, tiedot luvista, tiedot aseista ja ampumatarvikkeista).
• Tiedot, jotka annat asiakaspalvelukyselyjesi yhteydessä (kuten yhteystiedot tai muut vahvistustiedot ja kyselyjesi sisältö).
• Tiedot osallistumisesta tapahtumiin tai kilpailuihin.
Jos haet meiltä työpaikkaa, käsittelemme meille lähettämäsi asiakirjat. Yhteystietojen lisäksi tämä voi sisältää CV:n, hakemuksen, todistukset, tutkintotodistukset ja suositukset.
Palveluiden käytön kautta keräämämme tiedot: Joissakin tapauksissa keräämme henkilötietojasi automaattisesti, esimerkiksi kun vierailet verkkosivustollamme tai käytät palveluita XXL Reward -kanta-asiakasklubimme kautta. Käyttämistäsi palveluista riippuen nämä tiedot voivat sisältää seuraavia:
• Ostohistoria, tiedot siitä, millä verkkosivustoilla olet käynyt tai mistä tuotteista olet ollut kiinnostunut.
• XXL Reward -kanta-asiakasklubin kautta ansaitsemasi bonukset tai alennukset.
• Sijaintitiedot, IP-osoite ja käyttötiedot, kun käytät palveluitamme (kuten milloin ja miten käytät verkkosivustoamme, sähköpostien tai muun viestinnän toimittamiseen liittyvät mittaukset tai kuinka usein kirjaudut asiakasklubiin).
• Analytiikka, johon liittyy kolmannen osapuolen analytiikkapalveluiden käyttö. Nämä palvelut käyttävät evästeitä ja vastaavia tekniikoita kerätäkseen ja analysoidakseen tietoja palvelun käytöstä sekä raportoidakseen toiminnoista ja trendeistä.
• Sosiaalisen median alustojen kautta tapahtuva tiedottaminen, kuten esimerkiksi silloin, kun tykkäät tai jaat julkaisun Facebook-sivullamme (tai muussa sosiaalisessa mediassa), seuraat meitä sosiaalisessa mediassa tai jätät kommentteja.
Kenen henkilötietoja käsittelemme?
Tämä tietosuojaseloste sisältää henkilötietojen käsittelymme seuraavissa asioissa:
• Asiakkaamme myymälöissä ja verkkosivustoillamme
• Verkkosivustomme kävijät
• Tapahtumiemme osallistujat
• XXL Reward -kanta-asiakasklubimme jäsenet
• Yritysasiakkaidemme, toimittajiemme ja yhteistyökumppaneidemme yhteyshenkilöt
• Työnhakijat
Mihin tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn peruste?
Alla ilmoitamme henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset ja tämän käsittelyn perusteen:
• Palvelujen tarjoaminen: Kun teet meillä ostoksia, käytät kanta-asiakasklubin palveluita tai osallistut meillä tapahtumiin tai kilpailuihin, käsittelemme henkilötietoja täyttääksemme velvollisuutemme kanssasi tehdyn sopimuksen tai lain edellyttämällä tavalla.
• Pääsy verkkosivustoille ja ominaisuuksiin: Kun rekisteröidyt käyttäjäksi tai XXL Reward -kanta-asiakasklubin jäseneksi, käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle pääsyn verkkosivustolle ja asiaankuuluviin toimintoihin. Käsittelemme näitä tietoja suostumuksesi perusteella.
• Viestintä kanssasi: Käytämme henkilötietoja kommunikoidaksemme kanssasi ostoksista, tilistäsi tai vastataksemme kyselyihin asiakaspalvelukeskuksessa. Käsittelemme tällaisia henkilötietoja kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai oikeutetun etumme perusteella ollaksemme yhteydessä muihin ja kommunikoidaksemme muiden kanssa.
• Suositusten ja asiaankuuluvan markkinoinnin lähettäminen: Käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle räätälöityjä tarjouksia, markkinointia ja mainontaa tekstiviestillä, sähköpostilla, internetissä ja sosiaalisessa mediassa, kun olet antanut siihen suostumuksesi. Jos olet XXL Reward -kanta-asiakasklubimme jäsen, voimme myös käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle uutiskirjeitä ja tekstiviestejä, jotka sisältävät asiakasetuja, tarjouksia ja asiaankuuluvia tietoja.
• Osallistumisesi rekisteröiminen kilpailuihin ja markkinatutkimuksiin: Käsittelemme henkilötietojasi, kun osallistut järjestämiimme kilpailuihin tai markkinatutkimuskyselyihin. Käsittely tapahtuu suostumuksesi perusteella.
• Yritysasiakkaiden, toimittajien ja kumppaneiden kanssa tekemiemme sopimusten toteuttaminen: Käsittelemme nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, toimittajien ja muiden liikekumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja hallinnoidaksemme heidän kanssaan tekemiämme sopimuksia.
• Tapahtumiin osallistumisen rekisteröiminen: Käsittelemme henkilötietojasi, kun osallistut meillä tapahtumiin, jotta voimme tarjota sinulle tarvittavat tiedot ja tunnistaa osallistujat. Tämän käsittelyn perusta on suostumuksesi ja joissakin tapauksissa oikeutettu etumme hallita tällaisia tapahtumia.
• Rekrytointiprosessien toteuttaminen: Kun haet meiltä työpaikkaa, käsittelemme henkilötietojasi harkitaksemme työsuhdetta, johon liittyy mahdollisen työsopimuksen tekeminen kanssasi, jos sinut palkataan.
• Palvelun tukeminen ja parantaminen: Käytämme kerättyjä tietoja verkkosivujen ja palveluiden asiakaskokemuksen parantamiseen, xxl.no-sivuston mukauttamiseen ja kehittämiseen sekä palveluiden toiminnallisuuden tarjoamiseen. Käytämme tietoja myös tarjotaksemme kävijöille suosituksia ja palvelumukautuksia, jotka ovat sinulle olennaisimpia. Tämä tarjotaan sekä kävijöiden käyttäytymisen perusteella, esimerkiksi käytettyjen palvelujen, napsautettujen linkkien tai luettujen tietojen perusteella sekä muiden samankaltaisia käyttötapoja käyttävien käyttäjien käyttäytymisen perusteella. Tämä perustuu suostumukseesi ja oikeutettuun etuumme tarjota hyviä verkkosivustoja ja saada tietoa siitä, miten verkkosivustoja käytetään.
• Verkkosivustomme turvallisuuden varmistaminen: Kun vierailet verkkosivustollamme, käsittelemme henkilötietojasi varmistaaksemme verkkosivustomme turvallisuuden. Tämä sisältää toimenpiteitä, kuten palvelun väärinkäytön ja hyväksikäytön estämisen, käyttäjiemme oikeuksien suojaamisen ja käyttöehtojemme noudattamisen varmistamisen. Käsittelemme henkilötietoja tätä tarkoitusta varten perustuen oikeutettuun etuumme turvata palvelu väärinkäytöltä ja hyväksikäytöltä.
• Varmistaaksemme tilojemme ja myymälöidemme turvallisuuden: Työntekijöidemme, asiakkaidemme, omaisuutemme, laitteidemme jne. suojelemiseksi käytämme kameravalvontaa tiloissamme ja myymälöissämme. Tältä osin voidaan käsitellä seurannassa tunnistettavissa olevien henkilöiden henkilötietoja, ja käsittelemme näitä henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella edellä mainitun suojauksen toteuttamiseksi. Kameravalvonta on sekä soveltuvaa että tarpeellista valvonnan edellä mainitun tarkoituksen saavuttamiseksi, ja oikeutettu etumme valvonnan suorittamiseen on yhteensopiva yksityisyytesi huomioon ottamisen kanssa. Seurantaa koskevat tiedot annetaan paikoissa, joissa seuranta tapahtuu. Valvontakameramateriaali poistetaan seitsemän päivän kuluessa, ellei ole todennäköistä, että materiaali luovutetaan poliisille. Jälkimmäisessä tapauksessa tallenteet poistetaan 30 päivän kuluttua, ellei oikeudellisista syistä muuta vaadita.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Käytämme henkilötietojasi noudattaaksemme viranomaisten pyyntöjä, tuomioistuimen määräyksiä, päteviä asiakirjojen luovutuspyyntöjä jne. Tämä sisältää henkilötiedot, joita tarvitaan edustajille ja neuvonantajille, mukaan lukien asianajajat ja kirjanpitäjät, tiedottamiseen. Käytämme tällaisia henkilötietoja lakisääteisten vaatimusten, kirjanpito- tai turvallisuusvaatimusten noudattamiseen sekä syytteeseenpanoon tai puolustautumiseen oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudenkäyntien yhteydessä.
Evästeiden käyttö
Käytämme verkkosivustoillamme evästeitä. Saat lisätietoja siitä, mitä evästeitä käytämme, mitkä evästeet olet hyväksynyt ja voit hallita evästeitä napsauttamalla verkkosivuston vasemmassa alakulmassa olevaa kuvaketta.
Henkilötietojen luovuttaminen
Luovutamme henkilötietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
• Alihankkijoillemme, kun se on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi meille, kuten kuljetusyhtiöille, korjaustoimittajille, maksupalveluntarjoajille ja IT-palveluntarjoajille. Teemme tällaisten kolmansien osapuolten kanssa tietojenkäsittelysopimuksia, jotka estävät heitä käyttämästä tietoja millään muulla tavalla.
• Viranomaisille, kun meillä on lakisääteinen velvoite tehdä niin, esimerkiksi kirjanpito- ja verolainsäädännön nojalla.
Joissakin tapauksissa edellä kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi voimme siirtää henkilötietoja ETA:n ulkopuolisiin maihin. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että henkilötietosi suojataan asianmukaisesti ja siirretään vain GDPR:n V luvun sääntöjen mukaisesti.
Henkilötietojen säilytys
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten henkilötiedot kerättiin, ja poistamme tiedot, kun niitä ei enää tarvita. Se, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi, vaihtelee sen mukaan, miten tiedot on kerätty ja mihin tarkoitukseen ne on kerätty. Käytämme seuraavia kriteerejä säilytysajan määrittämiseen:
• Onko meillä laillinen tai sopimuksellinen tarve säilyttää tietoja;
• Ovatko tiedot tarpeen tavaroiden tai palvelujen tarjoamiseksi;
• Onko sinulla mahdollisuus käyttää tai poistaa tietoja jäsentililtäsi tai XXL Reward -kanta-asiakasklubista;
• Kun käsittelyn perusteena on suostumus, kun suostumus peruutetaan tai tili poistetaan tai lopetetaan.
Kun meillä ei enää ole jatkuvaa oikeutettua tarvetta käsitellä henkilötietojasi, ne poistetaan tai anonymisoidaan mahdollisimman nopeasti sovellettavan lain mukaisesti.
Oikeudet
Kun käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on useita tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksia, joihin voit vedota meitä vastaan:
• Pääsy: Sinulla on oikeus vaatia pääsyä sinua koskeviin henkilötietoihin.
• Poisto: Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, mitä kunnioitamme ja noudatamme, ellei laki esimerkiksi velvoita meitä säilyttämään tietojasi tai ellei ole muita olosuhteita, jotka tekevät säilyttämisen jatkamisen välttämättömäksi.
• Korjaus: Jos hallussamme olevat henkilötietosi ovat virheellisiä, voit korjata ne ”Omilla sivuilla” tai voit ottaa meihin yhteyttä ja pyytää meitä korjaamaan asian.
• Käsittelyn rajoitukset: Tietosuojalainsäädännön mukaisesti voit myös vaatia, että henkilötietojesi käsittelyä rajoitetaan, jos edellytykset tälle täyttyvät. Jos käsittelyä rajoitetaan, henkilötietoja vain säilytetään.
• Vastustaminen: Jos käsittelymme perustuu oikeutettuihin etuihin, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Jos vastustat, lopetamme kyseisen käsittelyn, ellei käsittelyn jatkamiselle ole pakottavia laillisia syitä. Voit myös vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointia varten, mukaan lukien profilointia siltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.
• Tietojen siirrettävyys: Jos käsittelemme henkilötietojasi suostumuksen perusteella tai sopimuksen täytäntöön panemiseksi ja henkilötietoja käsitellään automaattisesti, voit pyytää meitä luovuttamaan henkilötiedot sinulle tai kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.
Jos käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa ottamalla meihin yhteyttä. Jos suostumus koskee XXL Reward -jäsenklubia, voit tehdä sen helposti peruuttamalla XXL Reward -jäsenyyden seuraamalla linkkiä, joka on jokaisen sähköpostin alaosassa. Voit myös muuttaa ja tarkastella henkilötietojasi ”Omilla sivuilla” ja peruuttaa suostumuksesi täällä. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Yhteystiedot löydät tämän tietosuojaselosteen johdannosta.
Pyydämme sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi tai antamaan lisätietoja, ennen kuin annamme sinun käyttää oikeuksiasi meitä kohtaan. Teemme tämän varmistaaksemme, että annamme pääsyn henkilötietoihisi vain sinulle – emmekä jollekin, joka teeskentelee olevansa sinä.
Norjan tietosuojaviranomainen ja valitusmahdollisuudet
Norjan tietosuojaviranomainen on vastuussa tietosuojasäännösten noudattamisen valvonnasta sekä norjalaisten yritysten henkilötietojen käsittelyn valvonnasta. Jos sinulla on valituksia henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa.
Käytämme Norjan tietosuojaviranomaista johtavana valvontaviranomaisena rajat ylittävässä käsittelyssä GDPR:n artiklan 56 mukaisesti, ja siksi voit osoittaa minkä tahansa valituksen tietosuojaviranomaiselle.
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löytyvät Datatilsynetin verkkosivustolta: www.datatilsynet.no. Sivustolta löydät myös lisätietoja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisista velvoitteistamme.
Muutokset
Voimme ajoittain muuttaa tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi henkilötietojen käsittelyssä tapahtuvien muutosten taitietosuojalainsäädännön muutosten seurauksena. Kun tietosuojakäytäntö muuttuu, julkaisemme päivitetyn version verkkosivustollamme. Jos teemme muutoksia tietosuojakäytäntöön, ilmoitamme siitä sinulle ja pyydämme tarvittaessa suostumustasi uudelleen
