Tietosuojaseloste
XXL käsittelee henkilötietoja osana liiketoimintaprosessiamme. Teemme parhaamme varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja luotettavasti.
Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan tietosuojasääntelyn, sisältäen kansallisen tietosuojasääntelyn ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR), mukaisesti.
Alla löydät kuvauksen henkilötietojemme käsittelyn tarkoituksesta ja taustoista, sisältäen mitä henkilötietoja käsitellään ja niiden henkilöiden oikeuksista, joiden henkilötietoja käsitellään (rekisteröidyt). Emme myy, välitä tai siirrä henkilötietoja muille kuin jäljempänä mainituille.
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@xxl.fi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä milloin tahansa tai muuttaa tietojasi henkilökohtaisilla sivuillasi: xxl.fi/login.
Vastuussa henkilötietojen käsittelystä
XXL on vastuussa tässä kuvattujen henkilötietojen käsittelystä, eli XXL päättää miksi ja miten henkilötietoja käsitellään (rekisterinpitäjä).
Voimme myös käsitellä henkilötietoja muilla kuin jäljempänä mainituilla tavoilla, mutta siinä tilanteessa ilmoitamme henkilötietojen käsittelystä erikseen.
Henkilötietojenkäsittely rekisterinpitäjänä perustuu harjoittamaamme liiketoimintaan ja liiketoimintamme tarkoitukseen, eli urheilu- ja muiden välineiden myyntiin. Alla on lisätietoja henkilökohtaisten henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta.
Rekisterinpitäjä:
XXL Sports & Outdoor Oy
Sähkötie 5
01510 Vantaa
Sähköpostiosoite: asiakaspalvelu@xxl.fi
Y-tunnus: 2541215-9
Miksi keräämme ja käytämme henkilötietoja ja mitä tietoja keräämme
Keräämme ja käytämme henkilötietojasi eri tarkoituksiin riippuen siitä, kuka olet ja mitä kautta olemme yhteydessä sinuun. Tästä osiosta löydät tietoja käsittelemistämme henkilötiedoista, käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta sekä siitä, kuinka kauan käsittelemme henkilötietoja tms.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnolliseen henkilöön, kuten sinuun, liittyviä tietoja.
”Käsittelyllä” tarkoitetaan kaikkia toimintoja, jotka liittyvät henkilötietoihin, kuten keräämistä, rekisteröimistä, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, palauttamista, neuvottelua, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhdistämistä tai yhteensovittamista, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.
Asiakassuhteemme
Myyntitilausten rekisteröinti varastollamme. Käsittelemme nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita, syntymäpäiviä ja tietoja ostoksistasi käsitelläksemme ja rekisteröidäksemme ostoksesi sekä mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten ja tarjotaksemme sinulle palvelua meidän asiakkaanamme. Käsittely perustuu kanssasi tehtyyn ostosopimukseen. Käsittely on välttämätöntä ja meillä on oikeutettu etu huolehtia suhteestamme sinuun asiakkaanamme.
Ostosten tekeminen verkkokaupassamme (xxl.fi). Käsittelemme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, syntymäaikasi sekä ostoksesi, jotta voit suorittaa ostoksesi loppuun osoitteessa xxl.fi. Käsittely perustuu kanssasi tehtyyn ostosopimukseen ja mahdollisiin ostosopimukseen liittyviin jatkotoimenpiteisiin.
Käyttäjien luominen ja hallinnointi ”Omat sivut” -kohdassa. Käsittelemme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja henkilötunnuksesi luodaksemme käyttäjän "Omat sivut" -palveluun osoitteessa xxl.fi. Käsittely perustuu käyttäjäsopimukseen sinun kanssasi.
Rekisteröityminen XXL REWARD -jäseneksi. Käsittelemme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja henkilötunnuksesi yksilöidäksemme sinut XXL Reward -jäseneksemme ja lähettääksemme sinulle uutiskirjeitä ja tekstiviestejä asiakaseduista, tarjouksista ja informaatiosta. Käsittely perustuu suostumukseesi.
Henkilökohtaisten tarjousten lähettäminen, markkinointi ja mainonta tekstiviestillä, sähköpostilla, internetissä ja sosiaalisessa mediassa. Käsittelemme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi, syntymäaikasi, ostokäyttäytymisesi osoitteessa xxl.fi ja aikaisemman ostohistoriasi XXL:ssä lähettääksemme sinulle tarjouksia, kuten edellä on mainittu. Käsittely perustuu suostumukseesi. Voimme myös käyttää henkilötietojasi kohdistaaksemme sinuun suoramarkkinointia ja kohdistaaksemme markkinointia asiakasryhmillemme (segmentointi) sosiaalisessa mediassa ja mainosalustoilla, kuten Googlessa, Schibstedissä, Amediassa ja muissa vastaavissa. Tällainen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tuotteiden myymiseksi liiketoimintamme mukaisesti.
Sosiaalisen median käyttö. Pysyäksesi ajan tasalla uusimmista trendeistä ja tuotteista, ja tarjotaksemme älykkäitä ratkaisuja, voit seurata meitä Facebookissa, Instagramissa, YouTubessa ja muualla sosiaalisessa mediassa. Mikäli päätät tykätä tai jakaa tietoa XXL:stä, sovelletaan tietosuojaselostetta ja lausuntoa ko. palvelulle. Saamme myös tietoja sinusta suoraan ja epäsuorasti kun vierailet Facebook-sivuillamme, esimerkiksi kun seuraat meitä Facebookissa, otat meihin yhteyttä Facebookissa tai kun jaat, tykkäät tai kommentoit meidän Facebook-julkaisujamme. Sama voi soveltua myös muuhun sosiaaliseen mediaan. Tällaisten henkilötietojen käsittelystä olemme yhteisvastuussa median kanssa. Tällaisten henkilötietojen käyttö perustuu meidän oikeutettuun ja etuumme tuotteiden myymiseksi liiketoimintamme mukaisesti.
XXL:n kilpailuihin ja markkinatutkimukseen osallistuminen. Käsittelemme nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja syntymäaikoja, jotta voit osallistua järjestämiimme kilpailuihin. Käsittely perustuu suostumukseesi.
Vastaukset asiakaspalvelun kyselyihin. Käsittelemme nimiä, osoitteita, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita, syntymäaikoja ja muita asiakaspalvelutiedusteluihin liittyviä henkilötietoja. Käsittely perustuu siihen, että se on välttämätöntä. Meillä on oikeutettu etu vastata tällaisiin tiedusteluihin ja pyrkiä täyttämään pyyntönne vastaamalla ko. tiedusteluihin.
Henkilötietojen rekisteröinti ja tallennus ampuma-aseita koskevan sääntelyn mukaisesti. Käsittelemme nimiä, päivämääriä, lupa-asioita, aseisiin ja ampumatarvikkeisiin liittyvää tietoa täyttääksemme lakisääteiset velvollisuutemme, kuten ampuma-aseisiin liittyvät säännökset.
Palvelujemme turvallisuus. Käsittelemme erilaisia teknisiä tietoja, kuten lokitietoja ja IP-osoitteita yms. palveluihimme kohdistuvien tietoturvaloukkausten tutkimiseksi ja ehkäisemiseksi. Käsittely perustuu sen välttämättömyyteen sekä meidän oikeutettuun etuun palvelujemme turvaamiseksi.
XXL ei tallenna luotto- tai maksukorttien numeroita, ja kaikki korttitapahtumat ja mahdolliset lykätyt maksut/rahoitukset tapahtuvat ulkoisesti valtuutettujen maksupalveluntarjoajien kanssa.
Viestintä ja yhteys
Käsittelemme meihin yhteyttä ottavien henkilöiden henkilötietoja vastataksemme heille ja tallennamme viestintää sekä olemme yhteydessä muihin tahoihin, joiden henkilötietojen käsittelyä ei käsitellä tässä selosteessa muualla, kaikilla viestinnän muodoilla, tarkoittaen fyysistä, digitaalista, kirjallista ja suullista.
Tällaisissa tapauksissa käsittelemme nimiä, puhelinnumeroita, sähköpostiosoitteita ja muita viestinnästä aiheutuvia henkilötietoja, mukaan lukien tiedustelun historiaa/lokitietoja.
Henkilötietojen käsittely perustuu sen välttämättömyyteen sekä meidän oikeutettuun etuumme vastata sellaisten viestien käsittelystä, joihin me osallistumme.
Henkilötietojen antaminen meille on vapaaehtoista, mutta niiden antaminen on välttämätöntä, jotta voimme vastata tiedusteluihin.
Yritysasiakkaat, toimittajat, kumppanit, jne.
Käsittelemme nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden, toimittajien ja muiden kumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja ylläpitääksemme suhdettamme toimittajiin ja muihin, valmistellaksemme, toteuttaaksemme ja tallentaaksemme palveluja ja arvioidaksemme palvelujen käyttöä. Näissä tapauksissa käsittelemme nimiä, yhteystietoja, yritysten nimiä sekä tietoja, jotka koskevat yrityksessä työskenteleviä henkilöitä.
Henkilötietojen käsittely perustuu välttämättömyyteen sekä meidän oikeutettuun etuumme huolehtia meidän suhteestamme asiakkaisiin, kumppaneihin ja toimittajiin.
Säilytämme ja luovutamme tietoja myös silloin, kun meillä on lakisääteinen velvoite tehdä niin, esimerkiksi kirjanpito- ja verolainsäädännön nojalla. Voimme säilyttää tietoja niin kauan kuin mielestämme saattaa olla tarpeellista tallentaa palveluihin liittyviä asioita.
Monissa tapauksissa meidän on hankittava henkilötietoja voidaksemme solmia sopimuksia asiakkaiden ja toimittajien kanssa, muun muassa voidaksemme todentaa sopimuksen solmimisen. Jos emme saa tarvitsemiamme tietoja, emme voi solmia sopimuksia.
Yhteyshenkilöiden on vapaaehtoista antaa meille henkilötietoja. Jos keräämme henkilötietoja muilta, ne koskevat pääasiassa yhteystietoja (sisältäen nimen, osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen), asemaa, tehtävää, työnantajaa, asian kannalta relevanttia pätevyyttä ja suosituksia. Tällaisten tietojen lähteenä toimii yhteyshenkilö, työnantaja tai joku muu, esimerkiksi työnantajan internetsivusto.
Verkkosivustojen käyttö
Käytämme evästeitä saadaksemme tietoja verkkosivujemme käytöstä. Voit lukea lisää evästeistä ja käyttämistämme evästeistä täältä [linkki evästekäytäntöön].
Käytämme kerättyä tietoa verkkosivuston ja palveluiden asiakaskokemuksen parantamiseen, xxl.fi:n kehittämiseen sekä palvelujen toimintojen tarjoamiseen. Käytämme tietoja myös tarjotaksemme sivuston kävijöille suosituksia ja palvelumuutoksia, jotka ovat sinulle niin kohdistettuja kuin mahdollista. Nämä molemmat annetaan kävijöiden käyttäytymisen perusteella, esim. käytettyjen palvelujen, klikattujen linkkien tai luettujen tietojen perusteella sekä muiden vastaavanlaisten käyttötapojen omaavien käyttäjien käyttäytymisen perusteella.
Henkilötietoja käytetään myös verkkosivustojemme parantamiseen, tilastojen laatimiseen ja sivujen käytön ymmärtämiseen. Mahdollisuuksien mukaan yritämme tehdä tämän nimettömillä tiedoilla tietämättä, että tiedot liittyvät nimenomaan yksittäiseen kävijään.
Henkilötietojen käsittely perustuu sen välttämättömyyteen sekä meidän oikeutettuun etuumme kohdentaa verkkosivustomme sisältö käyttäjille, kuten yllä selostettu. Suojaamme kuitenkin verkkosivuston kävijöiden yksityisyyden käyttämällä tietoja vain tilastoihin. Näistä tilastoista ei ole mahdollista tunnistaa yksilöitä.
Rekrytointi
Rekrytoidessamme henkilöitä uusiin tehtäviin, käsittelemme esimerkiksi ansioluetteloa, hakemusta todistuksia sekä suosituksia. Henkilötietojen käsittely perustuu antamaasi suostumukseesi, jos käsittely tapahtuu esimerkiksi rekrytointipäätöksen perusteella tai henkilötietojen käsittely perustuu välttämättömyyteen, kun uusien työntekijöiden rekrytointi on oikeutetun etumme mukaista.
Tapahtumat tms.
Tapahtumiin osallistuvien yhteystiedot sekä se, mihin tapahtumaan kyseessä oleva henkilö osallistuu, rekisteröidään ja käsitellään, jotta kyseinen henkilö voidaan tunnistaa ja tarvittava viestintä voidaan suorittaa.
Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen
Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun henkilötietoja tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten henkilökohtaiset tiedot kerättiin, ja tuhoamme henkilötiedot säännösten niin edellyttäessä.
Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että poistamme henkilötietosi, joita käsittelemme suostumuksesi perusteella, jos peruutat suostumuksesi. Myynti- ja ostosopimuksessa käsitellyt henkilötiedot poistetaan, kun sopimus on täytetty ja kaikki sopimuksen ehdoista johtuvat velvoitteet ovat täytetty, sisältäen lailliset velvollisuudet liittyen kirjanpitoon, asiakkaan reklamaatioihin tms. XXL:n lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen liittyvät henkilötiedot poistetaan heti, kun oikeudelliset velvoitteet on täytetty, kuten velvollisuus laatia kirjanpito tai jälleenmyyjien velvoite ylläpitää rekisteriä asemääräysten mukaisesti.
Henkilötietojen poistamisen sijaan voi olla tarkoituksenmukaista anonymisoida henkilötiedot joissakin tapauksissa. Anonymisoinnin myötä kaikki tiedot, joista rekisteröidyt (yksittäiset henkilöt) voidaan tunnistaa, poistetaan aineistoista.
Henkilötietojen luovuttaminen tai siirtäminen
Emme siirrä tai luovuta henkilötietojasi kenellekään muulle, ellei ole olemassa laillista perustetta tällaiselle toimenpiteelle. Esimerkkejä tällaisesta perusteesta ovat tyypillisesti nimenomainen suostumus sinulta tai laillinen peruste, joka velvoittaa meidät toimittamaan tiedot.
Mikäli kuljetusliikettä käytetään toimittamaan tai lähettämään tuote sinulle, annetaan sinun yhteystietosi kuljetusliikkeelle.
Korjausten yhteydessä yhteystietosi voidaan antaa meidän korjauspalveluiden toimittajallemme, jolloin me myös käsittelemme palveluhistoriaasi.
Kun olet hyväksynyt henkilökohtaisten tarjousten sekä markkinoinnin vastaanottamisen XXL:ltä tekstiviestien, sähköpostin, internetin ja sosiaalisen median kautta, XXL luovuttaa tätä tarkoitusta varten käsitellyt henkilötiedot sähköpostin ja mainonnan tuottajille sähköpostien ja mainonnan tuottamiseksi. Luovutamme myös henkilötietoja sosiaaliselle medialle sekä mainonta-alustoille sovittaaksemme markkinointia asiakasryhmillemme (segmentaatio).
XXL käyttää dataprosessoreita käsittelemään henkilökohtaisia tietoja meidän puolestamme. Tällaisissa tapauksissa olemme solmineet sopimuksia henkilötietojen käsittelystä dataprosessoreiden kanssa varmistaaksemme oikeutesi ja tietoturvan käsittelyn kaikissa vaiheissa. Käytämme tällä hetkellä seuraavia dataprosessoreita:
Revide AS. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika – käytetään seuraamaan ja ylläpitämään tietojasi XXL:n alustoilla (esim. ”Omat sivut”)
Hano AS. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite – käytetään palvelupyyntöjen käsittelyyn varastolla
SuperOffice AB. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite – käytetään online-asiakaspalvelupyyntöjen käsittelyyn
Consignor. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite – käytetään toimituspyyntöjen käsittelyyn
SendGrid Inc. Henkilötiedot: Yhteystiedot, sähköpostiosoite tai puhelinnumero – käytetään uutiskirjeiden ja markkinointikampanjoiden lähettämiseen. Käsittely tapahtuu USA:ssa käyttäen EU:n vakiomuotoisia ehtoja tietojen siirrosta kolmansiin maihin, mikä tarkoittaa sitä, että toimittajamme suojaa henkilötietoja, kuten EU- ja ETA-alueella käsitellessä
Google Analyticsia käytetään muun muassa näkemään se, mistä käyttäjämme tulevat, kuinka usein he vierailevat sivustollamme ja mistä yhteys tulee
Retail Unity. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite – käytetään tilausten jakeluun ja tavaroiden toimittamiseen myymälästä
Clear. Henkilötiedot: Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti – käytetään maksujen suorittamiseen
Tavoitteena on, että kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu ETA-alueella, mutta joissain tapauksissa voi kuitenkin olla, että käytämme toimittajia tai käsittelemme henkilötietoja ETA-alueen ulkopuolella, kuten edellä on selostettu. Tällaisissa tapauksissa siirto ja käsittely ETA:n ulkopuolella tapahtuvat EU:n komission hyväksymissä maissa tai GDPR:n viidennen luvun henkilötietojen siirtämiseksi voimassa olevan oikeusperustan mukaisesti. Jos siirtoa EU:n komission hyväksymiin maihin ei tapahdu, siirto voi tapahtua vasta GDPR:n 46 artiklan 2 kohdan mukaisten suojatoimien toteuttamisen jälkeen.
Oikeutesi kun me käsittelemme henkilötietojasi
Löydät kuvauksen oikeuksistasi, kun käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja. Oikeuksien käyttämiseksi sinun on otettava yhteyttä asiakastukeen, katso edellä selostettu.
Pyrimme vastaamaan kysymykseesi mahdollisimman pian ja viimeistään 30 vuorokauden kuluessa. Jos vastaamiseen kuluu yli 30 päivää, sinulle ilmoitetaan asiasta.
Joissakin tapauksissa pyydämme sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi tai toimittamaan lisätietoja, ennen kuin voimme antaa sinulle pääsyn käyttämään oikeuksiasi. Teemme tämän varmistaaksemme, että annamme pääsyn vain sinulle - emmekä henkilölle, joka esiintyy sinuna.
Tiedot
Sinulla on oikeus saada tieto omista henkilötiedoista, joita käsittelemme. Tämän selosteen avulla saat tietoja henkilötietojen käsittelystä. Voit myös ottaa meihin yhteyttä, jos haluat lisätietoja.
Pääsy henkilötietoihin
Sinulla on oikeus pyytää pääsyä käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin. Jos olet rekisteröinyt tilin, suurin osa antamistasi tiedoista on saatavilla ”Omat sivut” -kohdassa, ellei tietoja ole poistettu yllä esitetyn mukaisesti.
Oikaisu ja poisto
Voit korjata tai poistaa henkilötietosi sivultasi milloin tahansa: xxl.fi/login. Voit myös pyytää meitä korjaamaan henkilötietojasi tai poistamaan henkilötiedot. Otamme mahdollisuuksien mukaan vastaan henkilötietojen poistopyynnön, mutta emme voi tehdä sitä, mikäli tiedot ovat meille tarpeellisia.
Suostumukseesi perustuva käsittely
Jos käsittelemme henkilötietoja suostumuksesi perusteella, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Helpoin tapa tehdä tämä on peruuttaa XXL REWARD -jäsenyys seuraamalla kunkin sähköpostin alaosassa olevaa linkkiä. Voit myös muuttaa ja tarkastella henkilökohtaisia tietojasi "Omat sivut" -kohdassa ja peruuttaa siellä suostumuksesi.
Muut oikeudet
Sinulla on oikeus tietyissä tapauksissa rajoittaa käsittelyä, katso lisätietoja GDPR:n 33 artiklasta.
Niiden tietojen osalta, jotka olet toimittanut meille, ja jotka ovat välttämättömiä sopimuksen tekemiseksi kanssamme ja joita käsittelemme automaattisesti (ts. emme käsin), voit pyytää, että ne henkilötiedot luovutetaan tai siirretään toiselle palveluntarjoajalle jäsennetyssä, yleisesti käytetyssä ja koneella luettavassa muodossa (tietojen siirrettävyys).
Automaattisia päätöksiä ei tehdä henkilötietojesi perusteella.
Valitukset
Sinulla ei ole velvollisuutta antaa henkilötietojasi XXL:n käyttöön, mutta vastaanottaaksesi tuotteita ja palveluita XXL:stä yllä kuvatulla tavalla, henkilötietojen käsittely on välttämätöntä.
Käytämme Norjan tietosuojaviranomaista (Datatilsynet) Norjassa johtavana valvontaviranomaisena rajat ylittävässä käsittelyssä GDPR:n 56 artiklan mukaisesti. Voit siten tehdä valituksen suoraan Norjan tietosuojaviranomaiselle.
Jos epäilet, että henkilötietojemme käsittely ei vastaa tässä kuvattua toimintaa tai muuten loukkaamme tietosuojalakeja, voit tehdä valituksen Norjan tietosuojaviranomaiselle. Pyydämme kuitenkin sinua ensin ottamaan meihin yhteyttä, jotta voisimme korjata asian mahdollisimman pian.
Tietoja oikeuksistasi sekä siitä, kuinka ottaa yhteyttä Norjan tietosuojaviranomaiseen löydät sivuilta: www.datatilsynet.no.
Muutokset
Jos palveluissamme tai henkilötietojen käsittelyä koskevassa sääntelyssä tapahtuu muutoksia, se voi muuttaa tässä selosteessa annettuja tietoja. Löydät päivitetyn tietosuojaselosteen helposti verkkosivustoltamme.
